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Quelle est la différence entre une location et une réservation ?
Une location vous permet d'enregistrer les informations relatives à un emplacement (nombre de campeurs, services, véhicules, etc.) pour un client physiquement présent sur votre camping. Seule une location vous permet d'émettre une facture au client.
Une réservation vous permet d'enregistrer les informations relatives à un emplacement (nombre de campeurs, services, véhicules, etc.) pour un client en prévision de son arrivée sur votre camping. La réservation vous permet d'obtenir un devis représentatif de ce qui figurera sur la facture. Il existe deux sortes de réservations pouvant être utilisées dans le logiciel :
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option : type habituellement utilisé lorsque le client n'a pas versé d'acompte, visuellement repérable sur la cartographie de par sa couleur jaune pâle.
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réservation : type habituellement utilisé lorsque le client a versé un acompte, visuellement repérable sur la cartographie de par sa couleur grise. C'est le type le plus utilisé, notamment si vous ne percevez jamais d'acompte de la part de vos clients.
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Comment modifier les éléments d'un séjour déjà facturé ?
Vous devez rééditer la facture de la location que vous souhaitez modifier :
- Cliquez sur le bouton Factures dans l'onglet Gestion du bandeau de gauche.
La liste des factures s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Cliquez sur le nom du client correspondant à la location à modifier.
La fiche de la location sélectionnée s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Cliquez sur le menu déroulant Sélectionnez l'action dans l'onglet Location, puis cliquez sur Rééditer la facture.
Un message de confirmation s'affiche.
- Cliquez sur OK pour accéder à la fenêtre de réédition, vous permettant d'indiquer la date de réédition ainsi que le motif.
- Cliquez ensuite sur le bouton Valider, puis confirmer la réédition de la facture dans la fenêtre d'avertissement qui s'affiche.
- Fermez la fenêtre de confirmation puis retournez dans la liste des factures et cliquez sur la facture en réédition (ligne bleue).
La fiche de la location sélectionnée s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Modifiez les éléments souhaités (services, dates de séjour, nombre de campeurs, etc.) puis clôturez à nouveau la location.
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Comment changer l'emplacement d'une location ?
- Sur la cartographie, cliquez sur l'emplacement contenant la location à déplacer.
La fiche de la location s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Cliquez sur le menu déroulant Sélectionnez l'action dans l'onglet Location, puis cliquez sur Changer d'emplacement.
La fenêtre de changement d'emplacement s'affiche.
- Sélectionnez grâce au menu déroulant l'emplacement sur lequel vous souhaitez déplacer la location, puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour appliquer le changement d'emplacement.
Remarque : La manipulation est identique pour une réservation.
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J'ai une location clôturée qui a été faite sur le mauvais emplacement. Comment la modifier ?
Vous avez la possibilité de changer l'emplacement d'une location même si elle a été clôturée :
- Cliquez sur le bouton Factures dans l'onglet Gestion du bandeau de gauche.
La liste des factures s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Cliquez sur le nom du client correspondant à la location à modifier.
La fiche de la location sélectionnée s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Cliquez sur le menu déroulant Sélectionnez l'action dans l'onglet Location, puis cliquez sur Changer d'emplacement.
La fenêtre de changement d'emplacement s'affiche.
- Sélectionnez le nouvel emplacement dans la liste, puis cliquez sur le bouton Modifier.
Le logiciel se recharge pour prendre en compte le changement d'emplacement.
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Comment créer un groupe de campeurs sur une location ?
- Depuis la cartographie, cliquez sur l'emplacement où se trouve la location ou réservation pour laquelle vous souhaitez ajouter des campeurs.
La fiche de la location s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Dans l'onglet Campeurs, cliquez sur le bouton Nouveau campeur.
La fenêtre de création d'un campeur s'affiche.
- Saisissez les différentes informations relatives au groupe de campeur (nom, type, soumission à la taxe de séjour, durée du séjour).
- Cochez ensuite la case Créer un groupe de campeur, puis saisissez le nombre de campeurs que vous souhaitez ajouter.
- Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer pour ajouter le groupe de campeurs à la location.
La liste des campeurs présents sur l'emplacement se met à jour automatiquement.
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Comment ajouter/supprimer un emplacement supplémentaire à une location ?
Pour ajouter un emplacement :
- Sur la cartographie, cliquez sur l'emplacement contenant la location à modifier.
La fiche de la location s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Cliquez sur le menu déroulant Sélectionnez l'action dans l'onglet Location, puis cliquez sur Emplacements supplémentaires.
La fenêtre d'ajout d'un emplacement s'affiche.
- Cochez le ou les emplacements supplémentaires à rajouter à la location, puis cliquez sur le bouton Valider pour appliquer le changement.
Remarque : les emplacements grisés sont déjà occupés par d'autres locations et ne peuvent pas être sélectionnées.
Pour supprimer un emplacement :
- Sur la cartographie, cliquez sur l'emplacement contenant la location à modifier.
La fiche de la location s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Cliquez sur le menu déroulant Sélectionnez l'action dans l'onglet Location, puis cliquez sur Emplacements supplémentaires.
La fenêtre d'ajout d'un emplacement s'affiche.
- Décochez le ou les emplacements supplémentaires de la location (visibles en rouge), puis cliquez sur le bouton Valider pour appliquer le changement.
Remarque : Les manipulations sont identiques pour une réservation.
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Comment remettre en réservation une location enregistrée par erreur ?
- Sur la cartographie, cliquez sur l'emplacement contenant la location à modifier.
La fiche de la location s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Cliquez sur le menu déroulant Sélectionnez l'action dans l'onglet Location, puis cliquez sur *** Passer en réservation ***.
Un message de confirmation s'affiche.
- Cliquez sur OK pour repasser la location en réservation.
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Comment créer un devis ?
A) Si la réservation/location a été enregistrée sur un emplacement :
- Sur la cartographie, cliquez sur l'emplacement contenant la location pour laquelle vous souhaitez éditer un devis.
La fiche de la location s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Cliquez sur le menu déroulant Sélectionnez l'action dans l'onglet Location, puis cliquez sur Aperçu de la facture.
La fenêtre d'aperçu de facture s'affiche.
- Sélectionnez le tarif à appliquer à la location (journalier/forfait), puis cliquez sur le bouton Continuer.
- Le récapitulatif de la location s'affiche. Si tout vous semble correct, cliquez sur le bouton Imprimer.
Un modèle de devis reprenant tous les éléments de la location s'affiche dans une nouvelle page.
B) Si aucune réservation/location n'a été enregistrée sur un emplacement :
- Cliquez sur le bouton Listes dans le bandeau de gauche, puis sur Devis.
La liste des devis s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Cliquez sur le bouton Nouveau devis.
La fenêtre de création d'un devis s'affiche.
- Complétez les informations des différents onglets, puis cliquez sur le bouton Enregistrer.
La liste des devis créés pour le client choisi s'affiche.
- Dans cette liste, cliquez sur les dates de réservation/location souhaitées pour accéder à une fenêtre semblable à la gestion d'une réservation.
- Suivez les étapes 2 à 4 de la partie A pour éditer un devis.
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Comment ajouter une période de garage mort ?
Une période de garage mort est une période pendant laquelle un client laissera sa caravane ou camping-car sur un emplacement alors que le client n'est pas présent. Ainsi, tous les services et jours de présences des campeurs seront mis en suspens pendant la période de garage mort.
Pour créer une période de garage mort sur une location :
- Sur la cartographie, cliquez sur l'emplacement où se trouve la location/réservation pour laquelle vous souhaitez ajouter une période de garage mort.
La fiche de la location s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
- Dans l'onglet G.M., cliquez sur le bouton Nouveau garage mort.
La fenêtre de création d'un garage mort s'affiche.
- Sélectionnez le type de garage mort puis saisissez les dates de début et de fin de la période (comprise entre les dates du séjour de la location).
- Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer pour ajouter la période de garage mort à la location.
Une fois la période de garage mort renseignée, le calcul des jours de présence des campeurs, la taxe de séjour, les services, etc. sont déduits du nombre de nuitées que compte la période de garage mort.
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Le total des encaissements ne correspond pas au total des factures sur la période.
Les acomptes enregistrés sur une location/réservation sont considérés comme des encaissements en date de leur enregistrement.
Il est donc tout à fait possible et normal que le total des encaissements sur une période donnée ne corresponde pas toujours au total des factures sur la même période.
Exemple : si un acompte est encaissé au mois de mai et que la facture correspondante est éditée au mois de juin, seul le solde de la facture sera comptabilisé dans les encaissements de juin.
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Je n'ai pas les bons montants de taxe de séjour dans la comptabilité.
La taxe de séjour est calculée en fonction du nombre de campeurs saisis sur les emplacements et de leurs dates de séjour (nombre de nuitées). Il est donc important de bien saisir les campeurs dans les locations.
De ce fait, les services ou forfaits configurés autrement pour « simplifier les choses » ne seront pas pris en compte dans le récapitulatif de la taxe de séjour.
Deux récapitulatifs sont à votre disposition :
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La taxe de séjour facturée correspond au montant de taxe de séjour perçu en fonction des factures éditées sur la période choisie.
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La taxe de séjour récoltée correspond au montant théoriquement perçu chaque jour sur la période choisie en fonction du nombre de campeurs présents dans le camping.
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Les statistiques INSEE ne sont pas justes.
Comme avec la taxe de séjour, les statistiques INSEE se basent sur l'occupation de votre camping en fonction du nombre de campeurs saisis sur les emplacements et de leurs dates de séjour (nombre de nuitées). Il est donc important de bien saisir les campeurs dans les locations, notamment la nationalité, afin d'obtenir une répartition la plus juste possible.
De ce fait, les services ou forfaits configurés d'une autre manière pour « simplifier les choses » ne seront pas pris en compte dans le tableau INSEE.