Logiciel de gestion de camping

Questions fréquentes

Connexion

• Je n’arrive pas à me connecter au logiciel.

  L’adresse du logiciel est : http://camping-v2.3douest.com
  Vous devez renseigner votre login et votre mot de passe dans les champs correspondants en haut de la page, puis cliquer sur le bouton CONNEXION pour vous connecter. Vous pouvez enregistrer cette page dans les favoris de votre navigateur pour la retrouver plus facilement.

• J’ai perdu mon login et mon mot de passe.

  Dans le cas où vous ne vous souvenez plus de votre login/mot de passe, vous pouvez envoyer un mail à maxime@3douest.com pour que 3D OUEST vous renvoie un nouvel identifiant.

Location / Réservations

• Quelle est la différence entre une location et une réservation ?

  Une location vous permet d'enregistrer les informations relatives à un emplacement (nombre de campeurs, services, véhicules, etc.) pour un client physiquement présent sur votre camping. Seule une location vous permet d'émettre une facture au client.

  Une réservation vous permet d'enregistrer les informations relatives à un emplacement (nombre de campeurs, services, véhicules, etc.) pour un client en prévision de son arrivée sur votre camping. La réservation vous permet d'obtenir un devis représentatif de ce qui figurera sur la facture. Il existe deux sortes de réservations pouvant être utilisées dans le logiciel :

  • option : type habituellement utilisé lorsque le client n'a pas versé d'acompte, visuellement repérable sur la cartographie de par sa couleur jaune pâle.
  • réservation : type habituellement utilisé lorsque le client a versé un acompte, visuellement repérable sur la cartographie de par sa couleur grise. C'est le type le plus utilisé, notamment si vous ne percevez jamais d'acompte de la part de vos clients.

• Comment modifier les éléments d'un séjour déjà facturé ?

  Vous devez rééditer la facture de la location que vous souhaitez modifier :

  1. Cliquez sur le bouton Factures dans l'onglet Gestion du bandeau de gauche.
     La liste des factures s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
     
  2. Cliquez sur le nom du client correspondant à la location à modifier.
     La fiche de la location sélectionnée s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
     
  3. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionnez l'action dans l'onglet Location, puis cliquez sur Rééditer la facture.
     Un message de confirmation s'affiche.
     
  4. Cliquez sur OK pour accéder à la fenêtre de réédition, vous permettant d'indiquer la date de réédition ainsi que le motif.
     
  5. Cliquez ensuite sur le bouton Valider, puis confirmer la réédition de la facture dans la fenêtre d'avertissement qui s'affiche.
     
  6. Fermez la fenêtre de confirmation puis retournez dans la liste des factures et cliquez sur la facture en réédition (ligne bleue).
     La fiche de la location sélectionnée s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
     
  7. Modifiez les éléments souhaités (services, dates de séjour, nombre de campeurs, etc.) puis clôturez à nouveau la location.

• Comment changer l'emplacement d'une location ?

  1. Sur la cartographie, cliquez sur l'emplacement contenant la location à déplacer.
     La fiche de la location s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
     
  2. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionnez l'action dans l'onglet Location, puis cliquez sur Changer d'emplacement.
     La fenêtre de changement d'emplacement s'affiche.
     
  3. Sélectionnez grâce au menu déroulant l'emplacement sur lequel vous souhaitez déplacer la location, puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour appliquer le changement d'emplacement.
     Remarque : La manipulation est identique pour une réservation.

• J'ai une location clôturée qui a été faite sur le mauvais emplacement. Comment la modifier ?

  Vous avez la possibilité de changer l'emplacement d'une location même si elle a été clôturée :

  1. Cliquez sur le bouton Factures dans l'onglet Gestion du bandeau de gauche.
     La liste des factures s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
     
  2. Cliquez sur le nom du client correspondant à la location à modifier.
     La fiche de la location sélectionnée s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
     
  3. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionnez l'action dans l'onglet Location, puis cliquez sur Changer d'emplacement.
     La fenêtre de changement d'emplacement s'affiche.
     
  4. Sélectionnez le nouvel emplacement dans la liste, puis cliquez sur le bouton Modifier.
     Le logiciel se recharge pour prendre en compte le changement d'emplacement.

• Comment créer un groupe de campeurs sur une location ?

  1. Depuis la cartographie, cliquez sur l'emplacement où se trouve la location ou réservation pour laquelle vous souhaitez ajouter des campeurs.
     La fiche de la location s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
     
  2. Dans l'onglet Campeurs, cliquez sur le bouton Nouveau campeur.
     La fenêtre de création d'un campeur s'affiche.
     
  3. Saisissez les différentes informations relatives au groupe de campeur (nom, type, soumission à la taxe de séjour, durée du séjour).
     
  4. Cochez ensuite la case Créer un groupe de campeur, puis saisissez le nombre de campeurs que vous souhaitez ajouter.
     
  5. Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer pour ajouter le groupe de campeurs à la location.
     La liste des campeurs présents sur l'emplacement se met à jour automatiquement.

• Comment ajouter/supprimer un emplacement supplémentaire à une location ?

  Pour ajouter un emplacement :

  1. Sur la cartographie, cliquez sur l'emplacement contenant la location à modifier.
     La fiche de la location s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
     
  2. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionnez l'action dans l'onglet Location, puis cliquez sur Emplacements supplémentaires.
     La fenêtre d'ajout d'un emplacement s'affiche.
     
  3. Cochez le ou les emplacements supplémentaires à rajouter à la location, puis cliquez sur le bouton Valider pour appliquer le changement.
     Remarque : les emplacements grisés sont déjà occupés par d'autres locations et ne peuvent pas être sélectionnées.
     
     

  Pour supprimer un emplacement :

  1. Sur la cartographie, cliquez sur l'emplacement contenant la location à modifier.
     La fiche de la location s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
     
  2. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionnez l'action dans l'onglet Location, puis cliquez sur Emplacements supplémentaires.
     La fenêtre d'ajout d'un emplacement s'affiche.
     
  3. Décochez le ou les emplacements supplémentaires de la location (visibles en rouge), puis cliquez sur le bouton Valider pour appliquer le changement.
     Remarque : Les manipulations sont identiques pour une réservation.

• Comment remettre en réservation une location enregistrée par erreur ?

  1. Sur la cartographie, cliquez sur l'emplacement contenant la location à modifier.
     La fiche de la location s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
     
  2. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionnez l'action dans l'onglet Location, puis cliquez sur *** Passer en réservation ***.
     Un message de confirmation s'affiche.
     
  3. Cliquez sur OK pour repasser la location en réservation.

• Comment créer un devis ?

  A) Si la réservation/location a été enregistrée sur un emplacement :

  1. Sur la cartographie, cliquez sur l'emplacement contenant la location pour laquelle vous souhaitez éditer un devis.
     La fiche de la location s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
     
  2. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionnez l'action dans l'onglet Location, puis cliquez sur Aperçu de la facture.
     La fenêtre d'aperçu de facture s'affiche.
     
  3. Sélectionnez le tarif à appliquer à la location (journalier/forfait), puis cliquez sur le bouton Continuer.
     
  4. Le récapitulatif de la location s'affiche. Si tout vous semble correct, cliquez sur le bouton Imprimer.
     Un modèle de devis reprenant tous les éléments de la location s'affiche dans une nouvelle page.
     
     

  B) Si aucune réservation/location n'a été enregistrée sur un emplacement :

  1. Cliquez sur le bouton Listes dans le bandeau de gauche, puis sur Devis.
     La liste des devis s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
     
  2. Cliquez sur le bouton Nouveau devis.
     La fenêtre de création d'un devis s'affiche.
     
  3. Complétez les informations des différents onglets, puis cliquez sur le bouton Enregistrer.
     La liste des devis créés pour le client choisi s'affiche.
     
  4. Dans cette liste, cliquez sur les dates de réservation/location souhaitées pour accéder à une fenêtre semblable à la gestion d'une réservation.
     
  5. Suivez les étapes 2 à 4 de la partie A pour éditer un devis.

• Comment ajouter une période de garage mort ?

  Une période de garage mort est une période pendant laquelle un client laissera sa caravane ou camping-car sur un emplacement alors que le client n'est pas présent. Ainsi, tous les services et jours de présences des campeurs seront mis en suspens pendant la période de garage mort.

  Pour créer une période de garage mort sur une location :

  1. Sur la cartographie, cliquez sur l'emplacement où se trouve la location/réservation pour laquelle vous souhaitez ajouter une période de garage mort.
     La fiche de la location s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
     
  2. Dans l'onglet G.M., cliquez sur le bouton Nouveau garage mort.
     La fenêtre de création d'un garage mort s'affiche.
     
  3. Sélectionnez le type de garage mort puis saisissez les dates de début et de fin de la période (comprise entre les dates du séjour de la location).
     
  4. Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer pour ajouter la période de garage mort à la location.
     Une fois la période de garage mort renseignée, le calcul des jours de présence des campeurs, la taxe de séjour, les services, etc. sont déduits du nombre de nuitées que compte la période de garage mort.

Réservation en ligne

• Les client peuvent-ils réserver en ligne ?

  Nous proposons un module complémentaire au logiciel permettant aux clients de réserver un emplacement directement en ligne. Pour tout renseignement sur le fonctionnement et le coût de ce module, n'hésitez pas à nous contacter aux adresses suivantes : maxime@3douest.com ou marie-charlotte@3douest.com

• Le logiciel peut-il récupérer les réservations faites sur des plateformes de réservation en ligne ?

  Nous proposons une interface de liaison entre notre logiciel de gestion et les plateformes de réservations en ligne (Ctoutvert, Secure Holiday), permettant de récupérer automatiquement les éléments de réservations. Pour tout renseignement sur le fonctionnement et le coût de cette interfaçage, n'hésitez pas à nous contacter aux adresses suivantes : maxime@3douest.com ou marie-charlotte@3douest.com

• Les clients peuvent-ils payer en ligne ?

  Les campings disposant d'un module de réservation en ligne ont la possibilité de paramétrer du paiement en ligne pour leurs clients (acompte ou somme totale). Pour tout renseignement sur les modalités de paiement en ligne que nous pouvons mettre en place, n'hésitez pas à nous contacter aux adresses suivantes : maxime@3douest.com ou marie-charlotte@3douest.com

Utilisation

• Je clique sur un bouton et aucune fenêtre ne s'affiche.

  Il existe deux possibles explications à ce problème :

  1. Votre navigateur bloque automatiquement les pop-ups. Un message vous en avertira et il vous faudra autoriser le site camping-v2.3douest.com dans les sites de confiance pour que les fenêtres s'ouvrent correctement.
     
  2. La fenêtre est déjà ouverte mais elle est réduite ou en arrière-plan. Vérifiez la liste des fenêtres Internet ouvertes dans votre barre des tâches de votre ordinateur.

Facturation

• Je n'ai aucun montant dans l'aperçu de facture.

  Vérifiez que vous avez des tarifs configurés pour l'année en cours :

  1. Cliquez sur le bouton Paramétrage dans l'onglet Config.
     
  2. Vérifiez que les tarifs renseignés pour les types de location, les types de campeurs, les services, etc. sont renseignés pour l'année en cours.
     
  3. Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton Renouveler les tarifs.
     
  4. Dans la nouvelle fenêtre, sélectionnez les tarif de l'année précédente pour les appliquer à l'année en cours, auxquels vous pouvez appliquer un coefficient (augmentation ou réduction).
     
  5. Cliquez enfin sur le bouton Valider pour que tous vos tarifs de l'année dernière soient recréés pour l'année en cours.

• Comment réactiver une facture annulée par erreur ?

  Pour réactiver une facture annulée, envoyez-nous votre demande de réactivation par e-mail à l'adresse suivante en précisant le numéro de facture concernée : maxime@3douest.com

• Comment modifier les informations de paiement d'une facture ?

  1. Cliquez sur le bouton Factures dans l'onglet Gestion du bandeau de gauche.
     La liste des factures s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
     
  2. Cliquez sur le numéro de la facture dont le paiement est à modifier.
     La fiche de la location liée à la facture s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
     
  3. Cliquez sur l'onglet Paiements, puis sur la date du paiement à modifier.
     La fenêtre de modification du paiement s'affiche.
     
  4. Modifiez la date de paiement et/ou la répartition du montant total selon plusieurs modes de règlement, puis cliquez sur le bouton Modifier pour enregistrer les modifications.

• Comment mettre à jour le mode de règlement d'un paiement en différé ?

  1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche.
     La liste des factures s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
     
  2. Cliquez sur le numéro de la facture pour laquelle le solde est négatif (en rouge).
     La fiche de la location facturée s'affiche.
     
  3. Dans l'onglet Paiements, cliquez sur la ligne du paiement à modifier.
     
  4. Retapez le montant indiqué en paiement différé dans un ou plusieurs autres modes de règlement, puis cliquez sur le bouton Modifier.
     Le paiement ainsi que la facture se mettent automatiquement à jour.
     
  5. Depuis la liste des factures, vous pouvez également cliquer sur l'icône à droite du montant restant à payer (colonne Solde). Vous arriverez directement sur la page de modification du paiement.

• Comment créer une facture groupée ?

  La facturation groupée vous permet de créer une seule facture reprenant tous les éléments de plusieurs locations d'un même client.

  1. Sur la cartographie, cliquez sur l'emplacement contenant la location à facturer.
     La fiche de la location s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
     
  2. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionnez l'action dans l'onglet Location, puis cliquez sur Clôturer la location.
     La fenêtre de clôture d'une location s'affiche.
     
  3. Sélectionnez le tarif à appliquer à la location (journalier/forfait), puis cliquez sur le bouton Continuer.
     
  4. Le récapitulatif de la location s'affiche. Si tout vous semble correct, cliquez sur le bouton Continuer.
     Une fenêtre de confirmation s'affiche.
     
  5. Cliquez sur le bouton OK pour confirmer la clôture de la location.
     La page de saisie des paiements s'affiche.
     
  6. Cochez la case « Facture groupée pour le client » située en haut de la page.
     Une fenêtre vous informant de l'état de la facture s'affiche.
     
  7. Cliquez sur le bouton Valider pour mettre la facture de ce client en attente, afin de la regrouper ultérieurement avec une autre de ses locations.
     Remarque : Cette fonctionnalité n'est pas activée par défaut dans le logiciel. Si vous souhaitez en bénéficier, contactez-nous.

• Comment annuler une facture ?

  1. Cliquez sur le bouton Factures dans l'onglet Gestion du bandeau de gauche.
     La liste des factures s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
     
  2. Cliquez sur le numéro de la facture à annuler.
     La fiche de la location liée à la facture s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
     
  3. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionnez l'action dans l'onglet Location, puis cliquez sur Annuler la facture.
     Un message de confirmation s'affiche.
     
  4. Cliquez sur le bouton OK pour confirmer l'annulation, puis saisissez le motif d'annulation dans la fenêtre qui s'affiche.
     Remarque : vous pouvez également supprimer les acomptes de la location en cochant la case correspondante.
     
  5. Cliquez sur le bouton Valider pour confirmer le motif d'annulation.
     Un nouveau message de confirmation s'affiche.
     
  6. Cliquez enfin sur le bouton OK pour confirmer définitivement l'annulation de la facture.
     Remarque : L'annulation d'une facture entraîne également la suppression du paiement associé. Le logiciel considérera alors que la location n'a pas eu lieu. Si vous souhaitez uniquement modifier un élément de la location, reportez-vous aux questions correspondantes dans la FAQ.

• Je n'arrive pas à appliquer une réduction à ma location.

  Un service de type « Réduction » est nécessaire pour ensuite pouvoir l'appliquer à une location. Il vous faudra créer autant de services de ce type que vous avez de taux de TVA applicables, afin de pouvoir répartir correctement les taux dans votre comptabilité.

  Pour créer un service de type « Réduction » :

  1. Cliquez sur le bouton Paramétrage dans l'onglet Config.
     
  2. Cliquez sur le bouton Tarifs.
     La fenêtre de gestion des tarifs s'affiche.
     
  3. Dans l'onglet Services, cliquez sur le bouton Nouveau Service.
  4. Saisissez le libellé souhaité (« Réduction » est conseillé), puis indiquez le type Tarif libre et cochez la case Réduction.
     Le montant TTC devrait apparaître à -1.00 €.
  5. Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer pour ajouter le nouveau service.
     Remarque : répétez l'opération en changeant le taux de TVA appliqué si vous en avez plusieurs applicables à vos articles.

Comptabilité / Statistiques

• Le total des encaissements ne correspond pas au total des factures sur la période.

  Les acomptes enregistrés sur une location/réservation sont considérés comme des encaissements en date de leur enregistrement.

  Il est donc tout à fait possible et normal que le total des encaissements sur une période donnée ne corresponde pas toujours au total des factures sur la même période.

  Exemple : si un acompte est encaissé au mois de mai et que la facture correspondante est éditée au mois de juin, seul le solde de la facture sera comptabilisé dans les encaissements de juin.

• Je n'ai pas les bons montants de taxe de séjour dans la comptabilité.

  La taxe de séjour est calculée en fonction du nombre de campeurs saisis sur les emplacements et de leurs dates de séjour (nombre de nuitées). Il est donc important de bien saisir les campeurs dans les locations.

  De ce fait, les services ou forfaits configurés autrement pour « simplifier les choses » ne seront pas pris en compte dans le récapitulatif de la taxe de séjour.

  Deux récapitulatifs sont à votre disposition :

  • La taxe de séjour facturée correspond au montant de taxe de séjour perçu en fonction des factures éditées sur la période choisie.
  • La taxe de séjour récoltée correspond au montant théoriquement perçu chaque jour sur la période choisie en fonction du nombre de campeurs présents dans le camping.

• Les statistiques INSEE ne sont pas justes.

  Comme avec la taxe de séjour, les statistiques INSEE se basent sur l'occupation de votre camping en fonction du nombre de campeurs saisis sur les emplacements et de leurs dates de séjour (nombre de nuitées). Il est donc important de bien saisir les campeurs dans les locations, notamment la nationalité, afin d'obtenir une répartition la plus juste possible.

  De ce fait, les services ou forfaits configurés d'une autre manière pour « simplifier les choses » ne seront pas pris en compte dans le tableau INSEE.

Paramétrage

• Comment ajouter un nouvel utilisateur ?

  1. Cliquez sur le bouton Paramétrage dans l'onglet Config.
     
  2. Cliquez sur le bouton Utilisateurs.
     La fenêtre de gestion des utilisateurs s'affiche.
     
  3. Cliquez sur le bouton Nouvel utilisateur.
     La fenêtre de création d'un utilisateur s'affiche.
     
  4. Saisissez l'identifiant ainsi que le mot de passe souhaités, puis sélectionnez un niveau de droit :
     
  • Consultation - l'utilisateur peut consulter les informations des locations, des clients, etc. mais ne peut rien créer ni modifier.
  • Gestion - l'utilisateur a les mêmes droits que la Consultation et peut également créer des locations, clients, factures, etc. mais ne peut pas modifier des éléments de paramétrage.
    
  • Administration - l'utilisateur a les mêmes droits que la Gestion et peut également créer et modifier des éléments de paramétrage.
    
  5. Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer pour ajouter le nouvel utilisateur.
     La liste des utilisateurs se met à jour automatiquement.
     Remarque : Si l'identifiant choisi est déjà utilisé par vous ou un autre client, le champs s'affichera en rouge.

• Comment ajouter/modifier/supprimer un emplacement ?

  Pour ajouter un emplacement :
  1. Dans l'onglet Configuration du bandeau de gauche, cliquez sur le bouton Edition du plan .
     L'interface de gestion des emplacements s'affiche.
     
  2. Cliquez sur Création puis sélectionnez le type d'emplacement et saisissez le numéro à lui attribuer.
     
  3. Cliquez ensuite sur la cartographie pour faire apparaître un point, puis créez d'autres points afin de dessiner la forme de l'emplacement voulu. Terminez en cliquant sur le point d'origine afin de boucler la forme de l'emplacement.
     
  4. Une fois l'emplacement créé, cliquez sur le bouton Enregistrer du bandeau de gauche pour ajouter l'emplacement sur la cartographie.
     
  5. Répéter l'opération autant de fois que vous avez d'emplacements à ajouter.
     
     
  Pour modifier un emplacement :
  1. Sur l'interface de gestion des emplacements, cliquez sur Modification puis cliquez sur l'emplacement à modifier sur la cartographie.
     L'emplacement sélectionné apparaît en rouge.
     
  2. Modifiez les informations désirées (type, numéro, position des points), puis cliquez sur le bouton Modifier pour enregistrer les modifications.
     
  3. Répétez l'opération pour chaque emplacement à modifier.
     
     
  Pour supprimer un emplacement :
  1. Sur l'interface de gestion des emplacements, cliquez sur Modification puis cliquez sur l'emplacement à supprimer sur la cartographie.
     L'emplacement sélectionné apparaît en rouge.
     
  2. Cliquez sur le bouton Supprimer dans le bandeau de gauche.
     Un message de confirmation s'affiche.
     
  3. Cliquez sur le bouton Valider pour supprimer l'emplacement.